Dans l’entreprise, le “temps” de toutes les personnes est contraint par des données systémiques
Dans la réalité du fonctionnement des entreprises, chaque individu ne peut maîtriser seul “son” temps, comme s’il était déconnecté de l’environnement. Un grand nombre de facteurs viennent interférer en permanence sur le déroulement de son temps d’activité (réunions, sollicitations, interventions, etc.).
De plus, il n’existe plus de situations de travail normales, mais seulement des situations perturbées où les événements de toute nature viennent s’entrechoquer de façon incohérente car ils proviennent de sources qui s’ignorent mutuellement, qui répondent à des logiques indépendantes et le plus souvent divergentes.
L’essentiel de la problématique de l’optimisation de la gestion du temps ne relève donc pas d’une compétence individuelle mais d’une compétence collective et de l’organisation dans son ensemble.
Gérer l’imbrication du temps, de celui des autres, de la charge, de la pression et des perturbations issues de l’environnement.
Le temps n’est pas un facteur en soi, gérable de façon séparée, c’est toujours le temps de quelque chose ou de quelqu’un d’autre : l’activité, le client, le produit, etc.
Il ne peut y avoir de gestion du temps sans gestion simultanée de la charge d’activité, de la pression subie (exigences, contraintes, difficultés, obligations, etc..) et de tous les événements qui viennent interférer dans le déroulement des situations.
C’est la distorsion du temps qu’il convient de gérer. C’est dire qu’on ne peut tout satisfaire ni tout remplir parfaitement au moment propice à chaque objet.
Gérer le temps c’est donc gérer au mieux la perte du temps, les écarts, les dérives, les retards, les réductions, insolubles totalement dans la réalité.
C’est donc faire des choix et des abandons, déterminer des priorités, réguler des arrangements, refaire des arbitrages.
Le processus détermine une part essentielle des contraintes de temps.
Il faut voir ce qui fait perdre du temps. Est-ce seulement le fait d’une mauvaise organisation personnelle, d’une anticipation défaillante, d’une mauvaise stratégie de répartition des durées ?
Le processus de travail tel qu’il est déterminé ne génère-t-il pas par lui-même des durées inutiles, des doublons, des redondances, des surtemps, des distorsions ?
La révision même partielle de certains processus peut dégager des gains de temps considérables en améliorant l’économie propre des travaux? C’est une piste qu’on ne peut négliger.